Microsoft Project для того, що потрібно, як працювати з програмою

MS Project є високо спеціалізованим, але досить складним та складним програмним забезпеченням, що є інструментом управління проектами. Таке визначення містить мало специфіки, отже, про мету та основні функції програми, що є частиною Microsoft Office, вам слід детальніше та детально розповісти.

Які ці програми, основні його функції та можливості проекту MS

Управління проектами передбачає контроль над набором заходів, спрямованих на управління ресурсами в рамках проекту, аналізуючи обсяг виконаних робіт та відстеження досягнутого прогресу. Механізм планування заснований на застосуванні методу обчислення критичного шляху з візуалізацією за допомогою діаграми Ганте.

Для програми є кілька варіантів:

• Стандартний пакет - одиночний -користувач, не вимагає ліцензування, дозволяє працювати над невеликими проектами;
• Професійний проект - Програма для корпоративного менеджменту - це досить великі та складні проекти. Має галузеві рішення;
• Сервер портфоліо - компонент, призначений для аналізу ефективності проектів. Версія програми браузера (сервер), реалізована хмарним рішенням;

Хоча MS Project є частиною офісу, на офіційному веб -сайті Soft -Brown Corporation ви можете завантажити будь -який варіант програми.

На перший погляд, може здатися, що це складний продукт у освоєнні, але насправді його не слід налякати - принципи, закладені в основі пакету, досить прості. Розглянемо схематичний опис програми проекту, і тоді багато стане зрозумілим.

Завзяти

Будь -який проект ставить собі певні цілі, які потрібно досягти. Тому процедура планування починається з підготовки списку завдань, які є основними об'єктами проекту

Ресурс

Оскільки є мета, нам потрібні засоби для її досягнення. Це можуть бути матеріали, обладнання, фінансові потоки. І, звичайно, людські ресурси.

Призначення

Фактично планування означає підготовку (обчислення) кроків/спрямований на виконання завдань, що вказує на терміни та залучені ресурси.

Таким чином, використовуючи Microsoft Project, ви можете не тільки розробити проект, але й планувати час його виконання з витратами на оплату праці, виконати оптимізацію цього плану та відстежувати його реалізацію.

Як завантажити MS Project

Якщо у вас немає офісного пакету, ви можете завантажити програму з веб -сайту виробника (Office.com). Але спочатку вам потрібно ввести за допомогою даних бухгалтерського обліку Microsoft - в цьому випадку ви можете завантажити версії, які не потребують підписки, і якщо це ваш робочий обліковий запис, ви будете доступні та версії з підпискою.

Отже, виберіть пункт меню "Office Office". Для роботи з бухгалтерського обліку, якщо є підписка, потрібно буде прокрутити список продуктів, встановлених у компанії, і якщо підписка на тип Microsoft 365 виберіть опцію «Сервіс та підписки» - усі продукти Офісний пакет, придбаний вашою організацією, буде присутній.

Ми шукаємо проект у цьому списку та натисніть кнопку "Встановити".

Встановлення та налаштування Microsoft Project

У різних браузерах процедура установки ініціюється натисканням кнопки з різними іменами: "запуск" в продуктах Microsoft (тобто, Edge), "Зберегти" у Firefox, "Конфігурація" в Google Chrome. Під час встановлення може з’явитися напис, який вимагає дозволу на внесення змін до ПК у встановленій програмі, ви повинні відповісти у стверджуванні.

Інсталяція закінчиться, коли на моніторі з’явиться "готовий" напис, після чого невелике відео з презентацією розпочнеться з вказівки, як розпочати проект MS.

Фактичні налаштування не потрібно робити - програма повністю працює.

Як користуватися MS Project

Програма завантажується, встановлюється, запускається. Що далі? Розглянемо основні етапи формування власного проекту.

Створення нового проекту

Оскільки ми є новачками, ви не можете без використання шаблону. Ви, звичайно, можете натиснути кнопку "Новий проект", але ми краще вибираємо щось напівфабрикат, наприклад, "Простий план плану".

Визначте завдання

Давайте хочемо створити інтернет -магазин. Перше, що потрібно зробити - це визначити етапи. Ви можете почати з розширеного, а потім вказати їх. Приклад проекту, який слід розділити на етапи:

• створення головної сторінки;
• Блок аналітики;
• Каталог товарів з цінами;
• Особистий рахунок покупців (замовлення, оплата, списки бажань тощо. D.);
• Інтеграція платіжних модулів/доставки.

Додавання загальних етапів виробляється за допомогою кнопки "Загальна задача", розташована на верхній панелі програми. Пізніше етапи можна розділити на менші.

Вкажіть завдання

Коли сформульовані загальні завдання, настав час подумати про те, як їх реалізувати, тобто вказати список подій підлоги на кожен етап. Щоб зробити кожну підставку, натисніть кнопку "+ завдання" або зробіть двічі клацніть на порожньому стовпці потрібного етапу.

Відкриється нове вікно, в якому слід вказати деякі параметри етапу:

• Назва завдання;
• Метод управління (може приймати значення "автоматичного" або "посібника");
• Почати дати та кінець сцени;
• Відсоток завершення;
• Пріоритет завдання.

У нашому випадку розбиття на менші завдання може мати такий погляд:

• Створення головної сторінки - робота над дизайном, милі;
• Аналітична одиниця - розробка вимог, прототипування, складання технічного призначення, розробка баз даних;
• Каталог товарів - ті самі завдання, що і для головної сторінки;
• Особистий рахунок: авторизація/реєстрація користувача, відновлення втраченого пароля, система бонусів/стимулів, перелік замовлень та бажань);
• Модуль оплати/доставки - Підключення платіжних систем, Підключення послуг доставки.

Визначте тривалість завдань

Кожен етап та підстепи мають стовпець (зліва від імені), що вказує на тип планування. Вибираючи автоматичний метод, тривалість завдань, початкові та остаточні дати прикріплені програмою, у ручному режимі тривалість і дата встановлюються вами.

Встановіть залежності між етапами

Оскільки дані вводяться на ліву панель, проект починає будувати тимчасову схему Ганта, але без врахування взаємозв'язку окремих завдань, що буде неправильним. Скажімо, особистий рахунок та каталог практично не пов'язані один з одним, вони можуть бути розроблені паралельно, але прототипування інтернет -магазину не може бути запущено до тих пір Спочатку завершено. Такі з'єднання повинні бути встановлені, встановивши номер завдання у стовпці "Попередник", без завершення якого неможливо продовжувати реалізацію поточного.

Розподіляти ресурси

Тепер, коли побудована тимчасова схема Ганте, ви можете призначити відповідальність за виконання кожного завдання. Для цього внизу є ще 4 вкладки, крім схеми.

Нас цікавить "аркуш ресурсів". Ми робимо імена працівників, які беруть участь у впровадженні проекту до таблиці з вказівкою на прізвище, посаду, графік роботи, годинник, надбавки та іншу інформацію, необхідну для моніторингу проходження проекту.

Тепер ми знову повертаємося на схему і розміщуємо позиції виконавців, призначених на кожен крок. Скажімо, аналітик повинен розробити аналітика інтернет -магазину, веб -дизайнерів - відповідати за зовнішній вигляд сайту, програмісти - за завдання, що вимагають кодування.

Усуньте проблему перевантаження

Може статися, що певним фахівцям буде недостатньо згідно з графіком роботи, і тоді червоні фігури чоловіків будуть відображатися на діаграмі Ганта зліва від проблеми.

"Оптимізатор віртуальних ресурсів" призначений для вирішення конфлікту.

Скажімо, якщо програміст є одним, то він буде однозначно перевантажений. Щоб виправити ситуацію, ми повертаємося на діаграму та натискаємо на вкладку "Ресурс" на верхній панелі, після чого ми вибираємо "Автоматичне узгодження ресурсів". Проект МС перерозподіляє час виконання завдань, щоб усунути зіткнення, але загальний час проекту збільшиться.

Отже, ми познайомилися з інструкціями щодо роботи в програмі Microsoft Project. Звичайно, можливості цієї програми виходять далеко за межі описаної послідовності, багато функцій ніколи не будуть затребувані, але деякі дозволять вам досягти вражаючих результатів у управлінні проектом будь -якої складності. Опис усіх можливостей пакету в невеликій статті є дуже проблематичним, і ми не поставили собі таке завдання. Для цього є досить вагомі друковані публікації та посібники. Але ви вже можете собі уявити, з чим стикаєтесь, і досвід - це питання прибутку.